上司あるいは組織を手伝うのが秘書の大事な仕事内容だといいます。
グループ秘書とマンツーマンの秘書とがいるのが特徴です。定型的業務と非定型的業務にその仕事は分別できるといいます。
定期的業務
定型的業務とは日常的に発生する仕事です。整理整頓やオフィスレイアウト、車の手配や挨拶状、贈答品の準備など行います。メインとなる秘書の仕事内容は、スケジュール管理ではないでしょうか。秘書がコーディネートするのは、上司の会議の打合せや出張、取引先訪問などの日取りです。
非定期的業務
反対に非定型的業務とは、急に入る普段の業務以外の仕事のことです。
急な来客、スケジュール変更、災害や犯罪が起きた時の措置などが非定型業務に該当する仕事です。
きちんと秘書の仕事内容に対応するために必要なのは、多岐にわたる知識ではなく、急なことにあわてることなく対応できるスキルだといえるでしょう。
上司が仕事をしやすいように上司の職権まで踏み込まないよう注意しながら段取りをしていくのが仕事内容だといえるのが秘書の特徴です。
上司や関係者とのパイプ役として、正確に情報を伝える表現力が秘書の仕事には求められます。記憶力も秘書には大事なもので、業務内容に限らず、取引先などの会社名や担当者の名前、顔などを覚えておかなければなりません。
自分で正確な判断ができて実行力があり、どんなことにも前向きに取り組める人が秘書の仕事内容にぴったりの人材です。
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